Profile photo of popy

Take Home SIM

PENDAHULUAN

Di zaman yang semakin maju ini, pemanfaatan sistem informasi telah berkembang dengan begitu pesatnya dalam kehidupan sehari-sehari manusia di belahan dunia manapun. Pemanfaatan ini terkait dengan semakin dinamisnya kehidupan manusia dimana kecepatan, kemudahan, dan fleksibilitas menjadi syarat utama dalam melakukan aktivitas apapun. Dengan bisnis yang semakin maju dimana batas-batas dunia semakin semu, pemanfaatan sistem informasi  merupakan suatu kemutlakan yang tidak bisa ditawar-tawar lagi keberadaannya dalam mendukung segala kebutuhan hidup umat manusia.

Sistem informasi adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Sistem informasi dapat juga didefinisikan sebagai suatu sistem yang menerima sumber data sebagai input dan mengolahnya menjadi output. Sistem informasi merupakan suatu sistem yang terdiri dari beberapa subsistem atau komponen hardware, software dan brainware, data dan prosedur untuk menjalankan input, proses, output, penyimpanan, dan pengontrolan yang mengubah sumber data menjadi informasi.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O’Brien (2002) dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen (Wikipedia, 2010).

Sistem informasi berbasis komputer merupakan sebuah sistem yang terintegrasi, sistem-manusia-mesin yang memanfaatkan perangkat keras, perangkat lunak, database, dan prosedur yang bertujuan untuk menyediakan informasi yang mendukung kegiatan organisasi. SIM memegang peranan yang sangat penting dalam organisasi, diantaranya:

  1. Mendukung operasional organisasi sehingga organisasi mampu beroperasi secara efisien.
  2. Mendukung pengambilan keputusan oleh manajerial organisasi dimana sistem informasi menyajikan informasi yang akurat dan tepat waktu serta tersaji dalam bentuk sesuai dengan yang diinginkan.
  3. Mendukung strategi bisnis organisasi dan implementasi strategi sehingga organisasi mampu bertahan (dalam persaingan) dan bahkan lebih maju.

PEMBAHASAN

  1. I. PENGGUNAAN  SISTEM INFORMASI DI PERUSAHAAN UNTUK MENUNJANG STRATEGISNYA

Aplikasi sistem informasi dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen dalam perusahaan. Isi informasi yang dibutuhkan tergantung pada fungsi masing-masing unit fungsional yang ada. Sedangkan ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan yang mempunyai perbedaan tergantung pada tingkatan kegiatan manajemen perusahaan. Suatu sistem informasi yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut:

1.1. Proses perencanaan

Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data masukan dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana. Secara ringkas, dukungan sistem informasi pada proses perencanaan ditunjukkan pada tabel dibawah ini.

Tabel 1. Dukungn Sistem informasi pada Proses Perencanaan

Kebutuhan Dukungan Sistem Informasi
Model perencanaan
  • Dukungan analitik dalam pengembangan struktur dan persamaan model.
  • Data historis untuk analisis hubungan, perkiraan dan perencanaan.
  • Suatu penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada suatu komputer.
Data masukan Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis.
Manipulasi model
  • Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model.
  • Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi

SI yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Data-data disajikan untuk pengembangan model-model dan sebagai masukannya.

Kemampuan manipulasi model merupakan hal penting, hal ini akan memungkinkan penggunaan model dalam suatu sistem informasi. Dengan sistem informasi dapat dikemukakan jawaban-jawaban untuk berbagai kemungkinaan kondisi variabel masukan yang berubah-ubah. Selanjutnya hasil yang diperoleh dapat diteliti tingkat keakuratannya. Untuk itu sejumlah kombinasi nilai untuk variabel masukan dapat dipakai dalam perencanaan berdasarkan uji coba dan penilaian-penilaian.

Beberapa teknis analisis data historis yang dapat digunakan untuk proses perencanaan antara lain:

  • Teknik kecenderungan waktu atau tingkat pertumbuhan.
  • Teknik penghalusan data
  • Analisis musiman
  • Analisis korelasi
  • Analisis korelasi secara otomatis
  • Deskripsi data dan analisa penyebaran

Selanjutnya teknik-teknik penciptaan data perlu dilakukan karena data-data historis hanya menggambarkan keadaan masa lampau. Sedangkan perencanaan melibatkan masa mendatang adalah didasarkan pada analisis data historis dengan menggunakan teknik penciptaan data untuk proses perencanaa. Beberapa teknik pengembangan data perencanaan yang dapat digunakan ditunjukkan pada di bawah ini.

Tabel 2. Teknik penciptaan data untuk pengembangan data perencanaan

Teknik penciptaan Keterangan
Ekstrapolasi “time series” atau tingkat petumbuhan Runtun waktu (time series) dan tingkat pertumbahan dapat diekstrapolasi dari analisis data historis.
Ekstrapolasi berdasarkan analisis regresi Pola kegiatan masa lampau yang diperoleh dengan analisis regresi dapat dipakai kalau pola itu diharapakan berlangsung terus.
Interpolasi Diharapkan kalau ada data historis tetapi tidak ada hubungannya dengan perencanaan, maka nilai yang dibutuhkan dapat diinterpolasikan.
Rumusan atau hubungan Kebanyakan angka perencanaan diturunkan dari perhitungan/lainnya.

1.2. Proses pengendalian

Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Masing-masing fungsi organisatoris memerlukan pengendalian untuk menilai prestasi yang dihasilkan. Untuk pengendalian diperlkan suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman manusia. Prestasi dinyatakan menurut ukuran sebagai berikut:

  • Unit masukan
  • Kegiatan
  • Keluaran yang dihasilkan

Dukungan sistem informasi pada proses pengendalian dimulai dengan model perencanaan. Model yang sama biasanya bisa dipakai untuk menentukan standar prestasi yang direvisi yang memperhitungkan tingkat kegiaatan yang telah dirubah. Standar yang direvisi diperlukan untuk proses pengendalian. Dukungan yang diberikan adalah mencakup hal-hal sebagai berikut:

  • Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi
  • Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan
  • Arah tidakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang

Dukungan lain dari sistem informasi dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model perencanaan ditambah konsep batas pengendalian. Apabila suatu kegiatan berada diluar batas pengendalian, maka suatu berita segera disampaikan pada unit pengendalian yang tepat. Dengan demikian, maka kegiatan-kegiatan dalam organisasi dapat dimonitor secara terus menerus dan penyimpangan-penyimpangan akan segera terdeteksi.

1.3. Proses pengambilan keputusan

Dukungan sistem informasi pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan, yaitu:

  1. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas:
  • Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan
  • Pengakuan adanya masalah
  1. Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha:
  • Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah
  • Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah
  1. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah
  • Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya.

Dalam beberapa tulisan pada majalah popular ada yang menyatakan bahwa komputer akan membuat keputusan. Namun sebenarnya keputusan hanya akan dibuat oleh manusia, komputer hanya membantu memberikan dukungan dengan memberikan data/informasi yang diperlukan oleh pembuat keputusan. Perbedaan pendapat ini dapat dipahami yaitu karena ada sebagian keputusan yang dapat diprogram dan ada sebagian lain yang tidak dapat diprogramkan.

Pembuat keputusan yang terprogram dapat sepenuhnya dilakukan oleh komputer karena aturan-aturannya dapat dikodekan dengan terinci dan jelas. Sedangkan keputusan tidak terprogram hanya dapat dilakukan oleh manusia. Ciri-ciri keputusan yang dapat diprogrmkan dan tidak dapat diprogramkan ditunjukkan pada tabel 3. Pada hakekatnya terdapat tiga unsur dalam pembuatan keputusan, yaitu:

  • Data
  • Model atau prosedur keputusan
  • Pembuat keputusan

Pembuatan keputusan dapat diperbaiki dengan dukungan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih baik, dan pembuat keputusan yang lebih terampil dan berpengalaman.

Tabel 3. Ciri-ciri keputusan terprogram dan yang tidak terprogram

Keputusan Terprogram Keputusan Tidak Terprogram
Untuk kejadian berulang-ulang Kadang-kadang terjadi
Aturan keputusan dapat dirumuskan dengan rinci dan jelas Unik dan perlu analisis baru untuk setiap kejadian
Aturan keputusan atau algoritma untuk bawahan Untuk keputusan manajemen tingkat atas
  1. Proses Penelusuran

Dukungan sistem informasi pada tahapan penulusuran dapat dilakukan menggunakan perangkat lunak untuk penelusuran masalah. Pada tahapan ini, kegiatan yang dilakukan adalah mencari atau menyaring keadaan lingkungan organisasi, baik internal maupun eksternal untuk menunjukkan adanya peluang dan masalah. Jenis-jenis peluang atau masalah yang ditemukan pada tahapan penelusuran dapat dikelompokkan sebagai berikut:

  1. Peluang, meliputi:
  • Peluang untuk laba
  • Peluang untuk pengurangan resiko masyarakat
  • Peluang untuk pelayanan
  1. Masalah, meliputi:
  • Masalah yang mempengaruhi permintaan akan barang/jasa
  • Masalah yang mempengaruhi prestasi
  • Masalah resiko

Sistem informasi untuk mengidentifikasi peluang/masalah memerlukan unsur sebagai berikut:

  1. Basis data, meliputi:
  • Basis data masyarakat
  • Basis data lingkungan
  • Basis data lingkungan persaingan
  • Basis data intern organisasi
  1. Pengolahan dan penelusuran, meliputi:
  • Penelusuran terstruktur yang kontinyu
  • Penelusuran terstruktur yang khusus (adhoc)
  • Penelusuran tidak terstruktur yang khusus

Penelusuran tidak terstruktur yang khusus memerlukan kemampuan SIM untuk menyediakan sarana pencarian kembali data-data secara langsung.

  1. Laporan, meliputi:
  • Keluaran yang langsung untuk perangkat lunak tahapan desain
  • Keluaran yang menyatakan desain  keputusan
  • Keluaran yang menyatakan langkah pilihan keputusan yang harus diikuti
  • Keluaran yang menyatakan suatu pemecahan atau peluang yang mungkin tetapi tanpa indikator-indikator tindakan mendatang.
  1. Desain Keputusan

Dukungan sistem informasi pada tahapan desain keputusan adalah melibatkan perangkat lunak untuk membantu kegiatan-kegiatan dalam tahapan ini, yaitu:

  1. Perangkat lunak sebagai bantuan untuk pemahaman masalah

Perangkat lunak sebagai bantuan untuk pemahaman masalah merupakan perangkat lunak untuk mengembangkan suatu model simulasi.

  1. Perangkat lunak sebagai bantuan penciptaan pemecahan

Perangkat lunak sebagai bantuan penciptaan pemecahan merupakan perangkat lunak untuk analisis ciri dengan dibantu oleh:

  • Perangkat lunak model yang dikembangkan sendiri
  • Perangkat lunak pencarian kembali basis data

Kedua perangkat lunak tersebut berguna untuk penciptaan gagasan pemecahan masalah yang dihadapi.

  1. Perangkat lunak untuk pengujian kelayakan pemecahan

Perangkat lunak untuk pengujian kelayakan pemecahan merupakan perangkat lunak untuk analisis perbandingan antara berbagai model yang dikembangkan menggunakan suatu basis data yang ada pada sistem informasi.

  1. Pemilihan  Keputusan

Dukungan sistem informasi pada tahapan pemilihan alternatif pemecahan masalah ditunjukkan oleh adanya model-model keputusan yang dapat digunakan untuk menyusun alternatif-alternatif yang ada berdasarkan kriteria-kriteria yang ditetapkan. Model keputusan yang mendukung pada tahapan ini adalah model keputusan perangkat statistik dan analitik, analisis kepekaan, dan prosedur pemilihan. Selanjutnya pemilihan pemecahan akhir dibuat oleh pembuat keputusan berdasarkan susunan alternatif yang disajikan.

Dari uraian-uraian di atas, secara ringkas dukungan sistem informasi untuk pembuatan keputusan adalah terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut:

  • Suatu basis data yang lengkap
  • Suatu kemampuan pencarian kembali data-data dari batas data
  • Perangkat lunak
  • Perangkat lunak statistik dan analitik
  • Suatu dasar model yang berisi perangkat lunak untuk pembuatan model, model keputusan dan bantuan keputusan.
  1. II. PENYEBAB KEGAGALAN DALAM PENGEMBANGAN MAUPUN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI SUATU ORGANISASI

Rosemary Cafasaro dalam O’Brien (2005) menyatakan terdapat beberapa alasan yang menyebabkan sukses atau tidaknya suatu perusahaan/organisasi dalam menerapkan SI. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain karena adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end-user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang dan harapan perusahaan yang nyata.

Kurangnya dukungan dari manaejemen eksekutif dalam artian, pada tahap evaluasi dan pengambilan keputusan berdasarkan sistem informasi. Manajemen ekskutif dapat dikatakan kurang mempercayai informasi-informasi dan tidak mengawasi jalannya sistem tersebut. Sistem informasi yang dikembangkan adalah bertujuan untuk mempermudah penggunaan akhir (end user). Akan tetapi sistem informasi yang dikembangkan akan mengalami kegagalan bilamana pemakai akhir tidak memberikan balasan dari apa yang telah digunakan dan dilaksanakan. Karena hal ini dibutuhkan untuk mengevaluasi dari sistem informasi yang digunakan.

Antara tujuan perusahaan dengan pengembangan sistem informasi haruslah relevan. Maksudnya pengembangan sistem informasi adalah untuk pencapaian dari tujuan perusahaan. Bila tidak tepat dalam pengembangannya maka secara otomatis tujuan perusahaan pun tidak dapat tercapai. Sedangkan perencanaan yang matang dibutuhkan untuk optimalisasi dari pengembangan penerapan sistem informasi yang ada. Dan yang terakhir adalah bahwa perusahaan harus mempunyai harapan yang nyata, maksudnya harapan yang ingin dicapai harus benar-benar dapat diwujudkan, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.

Faktor-faktor kegagalan, yaitu :

  • Ketidakjelasan penyampaian kebutuhan terhadap permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan kepada pembuat sistem informasi. Sehingga menyebabkan teknologi sistem informasi yang telah dibuat tidak sesuai dan tidak kompetensi dengan keunggulan perusahaan.
  • Kebanyakan perusahaan berpikir bahwa pembuatan sistem informasi adalah tugas dan kewajiban pihak teknologi informasi. Sehingga bila terjadi ketidaksesuaian sistem informasi yang ada dengan permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan, maka hal tersebut merupakan kesalahan dan tanggung jawab pihak teknologi informasi. Seharusnya pihak perusahaan sebagai pihak pengguna juga memiliki tugas, kewajiban dan tanggung jawab dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi.
  • Pihak perusahaan membutuhkan waktu untuk beradaptasi dengan teknologi sistem informasi yang dibuat. Misalnya Perusahaan yang masih menerapkan sistem tradisional, kemampuan pengguna yang masih belum terampil.
  • Kurangnya dukungan dan partisipasi atasan baik manajemen maupun pimpinan dalam ikutserta merancang teknologi sistem informasi yang akan dibuat.
  • Pengembangan teknologi sistem informasi yang semakin canggih masih belum diimbangi dengan dukungan nyata dari masyarakat untuk mengubah diri menjadi masyarakat yang berbasis IPTEK.

Menurut Rosemary Cafasaro kegagalan sistem informasi adalah kurangnya dukungan dari manaejemen eksekutif dalam artian, pada tahap evaluasi dan pengambilan keputusan berdasarkan sistem informasi. Manajemen ekskutif dapat dikatakan kurang mempercayai informasi-informasi dan tidak mengawasi jalannya sistem tersebut. Sistem informasi yang dikembangkan adalah bertujuan untuk mempermudah penggunaan akhir (end user). Akan tetapi sistem informasi yang dikembangkan akan mengalami kegagalan bilamana pemakai akhir tidak memberikan balasan dari apa yang telah digunakan dan dilaksanakan. Karena hal ini dibutuhkan untuk mengevaluasi dari sistem informasi yang digunakan.

  1. III. PERBEDAAN PENGEMBANGAN SOFTWARE DENGAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Perencanaan pembangunan dan pengembangan sistem informasi terdiri dari perencanaan komponen-komponen yang terkait seperti perangkat lunak, perangkat keras, brainware, proses dan prosedur, infrastruktur, standar dan lain-lain. Hal ini berarti pengembangan perangkat lunak (software) merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi.

Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi dilakukan dengan menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) atau dapat juga dilakukan dengan pendekatan Prototyping.

System Development life Cycle (SDLC)

SDLC merupakan sebuah metodologi dalam pembangunan atau pengembangan sistem. SDLC memberikan kerangka kerja yang konsisten terhadap tujuan yang diinginkan dalam pembangunan dan pengembangan sistem. Metode SDLC dimulai dengan ide-ide yang berasal dari pengguna, melalui studi kelayakan, analisis dan desain sistem, pemrogaman, pilot testing, implementasi dan analisis setelah diimplementasikan (evaluasi). Dokumentasi yang dibuat selama melakukan pembangunan atau pengembangan sistem digunakan untuk perubahan-perubahan di masa yang akan datang.

Langkah-langkah dalam metodologi SDLC adalah;

  1. Mengevaluasi sistem yang ada
  2. Mendefinisikan kebutuhan sistem baru yang akan dibangun
  3. Mendesain sistem yang diusulkan
  4. Pengembangan sistem yang baru
  5. Penggunaan sistem yang baru
  6. Evaluasi harus dilakukan terhadap sistem informasi baru yang telah/sedang berjalan.

Prototyping

Prototyping merupakan pembuatan model sistem (prototype) yang pembangunan atau pengembangannya dapat dilakukan dengan cepat. Prototyping mengakibatkan proses pembangunan atau pengembangan lebih cepat dan mudah. Pada kegiatan-kegiatan organisasi dimana kebutuhan pengguna sulit untuk didefinisikan, maka pengembangan sistem lebih cocok menggunakan metode prototyping. Selain melibatkan spesialis sistem (developer), pembangunan atau pengembangan sistem prototyping juga melibatkan peran pengguna dan memperlihatkan keinginan pengguna. Akibatnya, desainer/developer sistem dapat memberikan idenya dalam mengembangkan sistem berdasarkan masukan dan umpan balik dari pengguna.

Tujuan utama prototyping adalah melibatkan pengguna dalam mendesain sistem dan merespon umpan balik dari pengguna pada tahap awal pembangunan/pengembangan sistem. Akibatnya, waktu dan biaya dapat dihemat. Prototyping memberikan cara pengembangan sistem yang lebih efektif dan efisien untuk memperbaiki dan mengoptimalkan sistem melalui diskusi, eksplorasi, percobaan, dan perbaikan secara berulang-ulang.

Banyak cara untuk melakukan protoryping. Pada metode SDLC, pengembangan sistem memakan waktu cukup lama dan menghasilkan spesifikasi yang detail. Sedangkan metode prototyping, pendekatan sistem tidak memerlukan waktu lama dan hanya melihat secara umum keinginan pengguna.

Pengembangan Software (Rekayasa Perangkat Lunak)

RPL atau Software Engineering (SE) adalah ilmu yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem sampai pemeliharaan sistem setelah digunakan. Ada 2 istilah kunci disini :

  • “disiplin rekayasa” à Perekayasa membuat suatu alat bekerja.  Menerapkan teori, metode, dan alat bantu yang sesuai, selain itu mereka menggunakannya dengan selektif dan selalu mencoba mencari solusi terhadap permasalahan.
  • “semua aspek produksi perangkat lunak” à RPL tidak hanya berhubungan dengan proses teknis dari pengembangan perangkat lunak tetapi juga dengan kegiatan seperti Manajemen proyek PL dan pengembangan alat bantu, metode, dan teori untuk mendukung produksi PL.

Ada 4 kegiatan/aktivitas pada proses PL :

n       Spesifikikasi Perangkat Lunak à Fungsionalitas perangkat lunak dan batasan kemampuan operasinya harus didefinisikan.

n       Pengembangan Perangkat Lunak à Perangkat lunak yang memenuhi spesifikasi harus di produksi

n       Validasi Perangkat Lunak à Perangkat lunak harus divalidasi untuk menjamin bahwa perangkat lunak melakukan apa yang diinginkan oleh pelanggan.

n       Evolusi Perangkat Lunak à Perangkat lunak harus berkembang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Contoh Jenis Model Proses PL

  1. Model aliran kerja (workflow) à menunjukkan kegiatan pada proses bersama dengan input, output, dan ketergantungannya. Merepresentasikan pekerjaan manusia.
  2. Model aliran data (data flow) à merepresentasikan proses sebagai suatu set kegiatan yang melakukan transformasi data. Menunjukkan bagaimana input ke proses, misalnya spesifikasi ditransformasi menjadi output, misalnya menjadi desain.
  3. Model peran/aksi à merepresentasikan peran orang yang terlibat pada PL dan kegiatan yg menjadi tanggung jawab mereka.

Model atau paradigma umum pada proses PL

  1. Model air terjun (waterfall) à Mengambil kegiatan dasar seperti spesifikasi, pengembangan, validasi, dan evolusi dan merepresentasikannya sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan, perancangan perangkat lunak, implementasi, pengujian dan seterusnya.
  2. Pengembangan evolusioner à Pendekatan ini berhimpitan dengan kegiatan spesifikasi, pengembangan, dan validasi. Sistem awal dikembangkan dengan cepat dari spesifikasi abstrak. Sistem ini kemudian di perbaiki dengan masukan dari pelanggan untuk menghasilkan sistem yang memuaskan kebutuhan pelanggan.
  3. Pengembangan Sistem Formal à Pendekatan ini menghasilkan suatu sistem matematis yang formal dan mentransformasikan spesifikasi ini, dengan menggunakan metode matematik menjadi sebuah program.
  4. Pengembangan berdasarkan pemakaian ulang (Reusable) à Teknik ini menganggap bahwa bagian-bagian sistem sudah ada. Proses pengembangan sistem terfokus pada pengintegrasian bagian-bagian sistem dan bukan pengembangannya dari awal.

Metode-metode RPL

Pendekatan-pendekatan terstruktur terhadap pengembangan perangkat lunak mencakup model, notasi, aturan, saran pengembangan sistem (rekomendasi), dan panduan proses.

  • Deskripsi model sistem à Deskripsi model yang harus dikembangkan dan notasi yang digunakan untuk mendefinisikan model-model ini. Ex : model aliran data.
  • Aturan à Batasan yang berlaku bagi model sistem. Ex : Setiap entitas pada model sistem harus memiliki nama yang unik.
  • Rekomendasi à Saran dalam membentuk perancangan yang baik. Ex : Tidak ada objek yang memiliki lebih dari tujuh sub-objek yang berhubungan dengannya.
  • Panduan Proses à Aktifitas yang bisa diikuti untuk mengembangkan model sistem. Ex : Atribut objek harus didokumentasi sebelum mendefinisikan operasi yang berhubungan dengan objek.
  1. IV. ALASAN, KEUNTUNGAN, KELEMAHAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SECARA OUTSOURCING DAN INSOURCING

OUTSOURCING

Outsourcing adalah usaha untuk mengontrakkan suatu kegiatan pada pihak luar untuk memperoleh layanan pekerjaan yang dibutuhkan. Outsourcing adalah alternatif dalam melakukan pekerjaan sendiri. Tetapi outsourcing tidak sekedar mengontrakkan secara biasa, tetapi jauh melebihi itu (Indrajit dan Djokopranoto, 2003).

Alasan-alasan Melakukan Outsourcing

Potensi keuntungan atau alasan-alasan tersebut antara lain untuk (Indrajit dan Djokopranoto, 2003):

  1. Meningkatkan fokus perusahaan

Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat memusatkan diri pada masalah dan strategi utama dan umum, sementara pelaksanaan tugas sehari-hari yang kecil-kecil diserahkan pada pihak ketiga. Pekerjaan sehari-hari yang kecil-kecil seringkali menghabiskan tenaga dan waktu para manajer tengah yang sering kali bersifat counter production terhadap pencapaian tujuan utama perusahaan. Dengan mengontrakkan non core business, para manajer perusahaan dapat lebih mengkonsentrasikan diri pada bisnis utama atau core business-nya sehingga dapat menghasilakan keunggukan komparatif yang lebih besar dan mempercepat pengembangan perusahaan serta lebih menjamin keberhasilan. Dengan meningkatkan fokus pada bisnis utamanya, perusahaan juga mampu lebih meningkatkan lagi core competence atau kompetensi utamanya.

  1. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia
  2. Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering

Outsourcing adalah produk samping dan salah satu management tool yang sangat unggul, yaitu business process reengineering. Reengineering adalah pemikiran kembali secara fundamental mengenai proses bisnis, dengan tujuan untuk melakukan perbaikan tentang ukuran-ukaran keberhasilan yang sangat kritis bagi perusahaan, yaitu biaya, mutu, jasa dan kecepatan.

Memperbaiki proses di perusahaan sendiri untuk meniru standar perusahaan kelas dunia memerlukan waktu yang sangat panjang dan sukar. Makin banyak perusahaan yang mengatasi hal ini dengan melakukan outsourcing agar mendapat hasil langsung dan tanpa resiko. Outsourcing menjadi salah satu cara dalam reengineering untuk mendapatkan manfaat sekarang dengan cara menyerahkan tugas kepada pihak kertiga yang sudah melakukan reengineering dan menjadi unggul atas aktivitas-aktivitas tertentu.

  1. Membagi resiko

Apabila semua aktivitas dilakukan oleh perusahaan sendiri, semua investasi yang diperlukan untuk setiap aktivitas tersebut harus dilakukan oleh perusahaan sendiri pula. Semua bentuk investasi menanggung resiko tertentu. Apabila semua investasi dilakukan sendiri maka seluruh resiko juga ditanggung sendiri. Apabila beberapa aktivitas perusahaan dikontrakkan kepada pihak ketiga maka resiko akan ditanggung bersama pula.

Dengan demikian, outsourcing memungkinkan suatu pembagian resiko, yang akan memperingan dan memperkecil resiko perusahaan. Resiko tidak hanya menyangkut keuangan tetapi juga kekakuan operasi. Dengan pembagian resiko, perusahaan akan lebih dapat bergerak secara fleksibel, dapat cepat berubah bila diperlukan. Pasar, kompetisi, peraturan pemerintah, keadaan keuangan, dan teknologi sering berubah. Ini menuntut suatu fleksibilitas tertentu dari perusahaan untuk menyesuaikan.

  1. Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain

Setiap perusahaan mempunyai keterbatasan dalam pemilikan sumber daya. Tantangan yang terus menerus yang harus dihadapi adalah bahwa sumber daya tersebut harus selalu dimanfaatkan untuk memanfaatkan bidang-bidang yang paling menguntungkan. Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk menggunakan sumber daya yang dimiliki sacara terbatas tersebut untuk bidang-bidang kegiatan utama. Sumber daya perusahaan termasuk permodalan, sumber daya manusia, dan fasilitas. Dalam hal sumber daya manusia, tenaga mereka yang selama ini difokuskan untuk menangani hal-hal intern yang rutin dan kecil-kecil, dapat dialihkan untuk menangani hal-hal ekstern, misalnya memfokuskan diri pada kebutuhan konsumen.

  1. Meningkatkan tersedianya dana kapital

Outsourcing juga bermanfaat untuk mengurangi investasi dana kapital kegiatan non core. Sebagai ganti dari melakukan investasi di bidang kagiatan tersebut, lebih baik mengontrakkan sesuai dengan kebutuhan yang dibiayai dengan dana operasi, bukan dana investasi. Dengan demikian, dana kapital dapat digunakan pada aktivitas yang lebih bersifat umum. Dalam banyak hal, dana kapital sering kali mahal, terbatas, dan diperebutkan antar perusahaan atau pun antar aktivitas. Oleh karena itu, menjadi tugas pimpinan perusahaan untuk memanfaatkan sebaik-baiknya. Kebutuhan-kebutuhan seperti alat-alat transpor, alat-alat komputer dan gedung perkantoran, sering kali lebih baik dan lebih murah kalau disewa dan tidak dibeli, serta dilakukan invstasi sendiri.

  1. Menciptakan dana segar

Outsourcing sering kali dapat dilakukan tidak hanya mengontrakkan aktivitas tertentu pada pihak ketiga, tetapi juga disertai dengan penyerahan / penjualan / penyewaan aset yang digunakan untuk melakukan aktivitas tertentu tersebut. Dengan demikian akan mengalir masuk dana segar ke dalam perusahaan. Dana ini akan menambah likuiditas perusahaan dan dapat dipergunakan untuk maksud-maksud lain yang lebih bermanfaat.

  1. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi

Salah satu keuntungan yang sangat taktis dari outsourcing adalah memungkinkan untuk mengurangi dan mengendalikan biaya operasi. Pengurangan biaya ini dapat dan dimungkinkan diperoleh dari mitra outsource melalui berbagai hal, misalnya spesialisasi, struktur pembiayaan yang lebih rendah, ekonomi skala besar (economics of scale). Pengurangan ini tidak mungkin dapat diperoleh apabila aktivitas yang bersangkutan dilakukan sendiri karena tidak mempunyai kemudahan seperti yang dimiliki oleh mitra outsource. Apabila perusahaan mencoba untuk mendapatkan keuntungan dan kemudahan tersebut, mungkin diperlukan investasi tertentu, R&D tertentu, retraining dan mengembangkan economics of scale yang mungkin tidak dapat dilakukan atau biayanya justru lebih besar lagi.

  1. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri

Perusahaan dapat melakukan outsourcing untuk suatu aktivitas tertentu karena perusahaan tidak memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tersebut secara baik dan memadai.

10.  Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola

Outsourcing dapat juga digunakan utnuk mengatasi pengelolaan hal atau mengawasi fungsi yang sulit dikendalikan. Fungsi yang sulit dikelola dan dikendalikan ini, misalnya birokrasi ekstern yang sangat berbelit yang harus ditaati oleh perusahaan yang dimiliki negara dalam menjalankan fungsi pembelian barang dan jasa, yang sulit ditembus denga cara-cara biasa. Hal ini mungkin dapat dipecahkan dengan mengontrakkan seluruh pekerjaan tersebut pada pihak ketiga yang berbentuk swasta, yang tidak terikat pada birokrasi tertentu.

Resiko Outsourcing

Walaupun dapat meningkatkan efisiensi dan bahkan dapat menciptakan daya saing, namun outsourcing tidak luput dari resiko. Diantara kemungkinan bahaya yang perlu diperhatikan adalah (Mu’thi, 1995):

  1. Kehilangan keterampilan yang kritis untuk masa depan karena salah memilih keterampilan yang dikembangkan. Hal ini mungkin terjadi karena keterampilan yang dibutuhkan untuk unggul dimasa sekarang berbeda dengan keunggulan yang diperlukan untuk masa depan
  2. Kehilangan keterampilan lintas fungsional. Interaksi antar tenaga ahli dalam bidang fungsional yang berbeda sering menimbulkan pandangan baru yang menguntungkan. Dengan outsourcing kesempatan ini mungkin hilang.
  3. Kehilangan kendali atas pemasok. Masalah mungkin terjadi bila prioritas pemasok tidak sesuai dengan prioritas pembeli.

INSOURCING

Insourcing adalah kebalikan dari outsourcing, dimana perusahaan bukan menyerahkan aktivitas pada perusahaan lain yang dianggap lebih kompeten, namun justru mengambil atau menerima pekerjaan dari perusahaan lain dengan berbagai motivasi. Salah satu motivasi yang penting adalah menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan asset yang maksimal agar biaya satuan dapat ditekan sehingga menjaga dan meningkatkan keuntungan perusahaan, dengan demikian, kompetensi utama perusahaan tidak hanya digunakan oleh perusahaan sendiri, tetapi dapat digunakan perusahaan lain dengan imbalan tertentu (Indrajit dan Djokopranoto, 2003).

Insourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak internal yang dibentuk dalam satu bagian khusus untuk menangani atau membangun sistem untuk bagian-bagian lain dalam perusahaan. Insourcing mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan diluar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja diluar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut, artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji.

Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut :

1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan didalam perusahaan.

2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi didalam perusahaan.

3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru diluar perusahaan.

Manfaat Insourcing adalah :

1. Dapat memberikan kesempatan karyawan utnuk menempuh karir baru.

2. Mengatasi kejenuhan di dalam perusahaan.

3.Memberikan kesempatan keryawan untuk dikenal di pasar kerja.

4. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi secara optimal.

5. Mencegah terjadinya konflik antara karyawan dan perusahaan berkaitan dengan ketidaksesuaian harapan dan kebutuhan diantara keduanya.

  1. V. ALASAN TERJADINYA SUATU KESALAHAN BESAR DALAM MELAKUKAN PENGALIHAN / KONVERSI DARI SISTEM LAMA KE SISTEM BARU SERTA CARA PENGKONVERSIAN SISTEM.

Fenomena kesalahan dalam konversi sistem informasi dapat terjadi apabila tidak dilakukan langkah-langkah awal dengan tepat sebelum dilakukan konversi.  Adapun hal yang perlu dilakukan sebelum proses konversi adalah :

–   Proses perencanaan dan permodelan, meliputi analisa kebutuhan dan design.

–   Konstruksi, meliputi penyusunan kode dan pengujian

– Pemrograman dan pengetesan perangkat lunak (software), meliputi kegiatan : Developmental (error testing per modul oleh programmer), Alpha testing (error testing ketika sistem digabungkan dengan interface user oleh software tester), dan Beta testing (testing dengan lingkungan dan data sebenarnya).

Selain itu, penyebab kegagalan pengalihan konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru dapat berasal dari pihak terkait yang berperan didalam pengembangan sistem informasi, yaitu: manajemen yang mewakili pihak perusahaan atau end-user, vendor sebagai pihak ketiga yang membantu dalam perancangan, pengembangan serta implementasi sistem baru tersebut dan user sebagai pengguna umum sistem tersebut.

1. Manajemen (end-user)

Dari pihak manajemen sebagai end-user fenomena kegagalan konversi sistem informasi dapat disebabkan karena:

  1. Kurangnya keterlibatan end-user dalam proses pengembangan sehingga, menyebabkan pernyataan kebutuhan dan spesifikasi sistem yang kabur, akibatnya ruang lingkup sistem baru yang ingin diterapkan menjadi tidak jelas dan pada akhirnya meningkatkan resiko kegagalan dalam proses konversi.
  2. Hal yang sama juga dapat disebabkan karena pernyataan kebutuhan dan spesifikasi sistem yang senantiasa berubah-ubah, sehingga mempersulit pihak developer didalam menangkap keinginan konsumen.
  3. Kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif di perusahaan tersebut. Sehingga, sebagian besar jajaran direksi perusahaan tidak mau tahu mengenai penerapan sistem informasi baru di perusahaannya dan menyerahkan sepenuhnya pada ahli TI. Padahal, implementasi sistem informasi di perusahaan tidak hanya berhubungan dengan teknologi saja, namun juga berkaitan erat dengan bisnis perusahaan, akibatnya sistem baru yang digulirkan berjalan dengan tersendat-sendat.
  4. Buruknya perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen sehingga ketika konversi dilakukan muncul berbagai hambatan.
  5. Ketidakinginan manajemen dalam merubah paradigma berpikir maupun bekerja, sehingga  timbulnya kecenderungan untuk mempertahankan status quo atau comfort zone mereka, akibatnya berbagai prasyarat utama untuk menjalankan atau mengimplementasikan sistem baru tersebut tidak tercapai.
  6. Harapan yang tidak realistis dari manajemen perusahaan, sehingga timbulnya ekspektasi yang terlampau berlebihan dari pihak manajemen terhadap sistem baru yang ingin diterapkan tanpa perduli dengan isu-isu terkait dengan pendekatan atau strategi menerapkan sistem tersebut secara efektif.
  7. Kurangnya sosialisasi terhadap konversi ke sistem baru kepada segenap karyawan perusahaan, sehingga banyak pihak yang menolak dibandingkan dengan yang mendukung terjadinya perubahan sistem.

2. Vendors

  1. Inkompetensi teknologi atau kurangnya pengalaman dari vendor maupun sumber daya manusia dari penyedia jasa outsourcing sistem informasi.
  2. Kurangnya kemampuan memberikan pemahaman dan penjelasan yang memadai mengenai paradigma yang dipergunakan dalam sistem baru kepada mereka yang berkepentingan (user dan end-user), sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara memandang pergantian sistem.
  3. Pemilihan aplikasi yang keliru atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan yang membutuhkannya.
  4. Terjadinya kesalahan dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya, sehingga ketika sistem baru yang akan diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para pihak terkait (user dan end-user).
  5. Kurangnya pelatihan yang memadai dan efektif kepada segenap pihak terkait, sehingga mereka tidak dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik.

Selain faktor diatas, tinggi rendahnya risiko keberhasilan proses pengalihan sistem informasi dari sistem lama ke sistem yang baru juga dipengaruhi oleh beberapa aspek lain seperti:

1. Aspek Manusia

Semakin banyak unsur manusia yang terlibat dalam aktivitas pemasukan, pengorganisasian, pemeliharaan, dan pengawasan data, akan meningkatkan potensi terjadinya kesalahan yang berpengaruh pada kualitas data yang disimpan, yang berarti akan memperbesar risiko kesalahan yang terjadi dalam proses pengalihan tersebut;

2. Aspek Kebijakan

Semakin tidak adanya kebijakan standar di perusahaan yang selama ini dipergunakan sebagai acuan dalam proses pengelolaan data, semakin sulit menentukan strategi migrasi yang tepat, yang berarti mempertinggi resiko implementasi skenario pengalihan; dan lain sebagainya.

3. Aspek Data

Semakin kompleks struktur, model, dan arsitektur data yang ingin dipindahkan, semakin sulit mekanisme pemetaan dan pemindahannya, yang berarti semakin tinggi resiko yang dihadapi;

4. Aspek Aplikasi

Semakin berbeda platform, sistem, atau standar sistem aplikasi baru dibandingkan dengan sistem aplikasi yang lama, semakin sulit proses migrasi dilakukan, yang berarti akan memperbesar resiko yang dihadapi;

5. Aspek Teknologi

Semakin tersebar bentuk atau topologi perangkat keras dan jaringan yang merupakan lokasi penyimpanan data, semakin sulit aktivitas pemetaan data yang harus dilakukan, yang berarti akan mempertinggi risiko yang dihadapi.

Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup konversi langsung, konversi paralel, konversi bertahap (phased) dan konversi percontohan (pilot).

1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.

Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:

  1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.
  2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
  3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
  4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.

Keunggulan :

Relatif tidak mahal.

Kelemahan :

Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi. Berikut merupakan ilustrasi konversi langsung.

2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan.

Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Kelebihan :

Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.

Kelemahan :

Besarnya biaya untuk duplikasian fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut, karena ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai.

3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru.

Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.

Kelebihan :

Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas.

Kelemahan :

Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

4. Pilot conversion

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Perlunya segmentasi organisasi.

  • Resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung.
  • Biaya lebih rendah dibandingkan metode parallel.
  • Cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, H/W dan S/W.

Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.

Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat dihindari:

  1. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi  apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
  2. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
  3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
  4. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
  5. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
  6. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
  7. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

Comments Off on Take Home SIM

Profile photo of popy

Outsourcing Sebagai Salah Satu Strategi Perusahaan

PENDAHULUAN

Keadaan bisnis saat ini berada dalam situasi persaingan global yang semakin ketat. Hal tersebut menuntut setiap perusahaan agar secara terus-menerus melakukan berbagai terobosan-terobosan baru untuk menjaga dan mempertahankan daya saingnya. Untuk dapat mempertahankan dan menjaga daya saing, maka banyak strategi-strategi yang dapat dilakukan oleh perusahaan.

Seiring dengan persaingan bisnis yang semakin ketat, sistem informasi yang menjadi bagian penting dalam perusahaan pun telah berkembang pesat. Sistem informasi digunakan oleh banyak institusi dan organisasi. Komputer sebagai unsur pendukung dari perkembangannya berkembang dari hanya sekedar alat pengolah data, kemudian berkembang menjadi unsur pendukung sistem informasi manajemen dan sekarang telah merupakan suatu alat yang strategis untuk menunjang kemajuan dan daya saing institusi dan organisasi. Perkembangan sistem informasi yang semakin cepat mempengaruhi kegiatan usaha manusia di bidang bisnis. Organisasi-organisasi yang besar menggunakan sistem informasi untuk mendukung unit-unit usaha mereka. Tidak tertinggal pula dalam perkembangan terakhir organisasi skala menengah dan kecil memanfaatkan kemajuan perkembangan teknologi dan sistem informasi.

Salah satu pendekatan penggunaan sistem informasi sebagai salah satu strategi perusahaan untuk meningkatkan daya saing adalah dengan outsourcing. Keputusan dengan menggunakan pendekatan outsourcing dipandang sebagai pilihan strategik, karena hal itu akan menentukan arah gerak organisasi secara keseluruhan dalam jangka panjang. Dasar pemikirannya sederhana, suatu perusahaan sebenarnya tidak harus menangani seluruh kebutuhan usahanya dengan kekuatan sendiri, karena dapat mempercayakan pemenuhan kebutuhan tertentu pada pihak lain sepanjang terbentuknya satu jalinan komunikasi antara berbagai pihak yang berkepentingan (Utomo, 1995).

Alasan yang mendorong perusahaan melakukan outsourcing sebagai strateginya adalah  berhubungan dengan efisiensi.  Perusahaan perlu mencoba untuk secara terus menerus mempertinggi tingkat efisiensi agar perusahaan tetap dapat eksis di tengah persaingan bisnis saat ini yang semaki ketat.

Untuk lebih jelas mengenai outsourcing dapat dilihat pada penjelasan dibawah ini dan juga ditambahkan mengenai insourcing dan co-sourcing. Agar dapat mengetahui perbedaannya masing-masing termasuk kelebihan dan kekuranganya.

OUTSOURCING

Pandangan tradisional dari suatu organisasi berakar pada model post-industrial revolution, yang ditandai oleh perusahaan besar seperti General Motors dan DuPont pada tahun 1920-an dan 1930-an. Dalam model ini, suatu organisasi perusahaan yang berhasil digambarkan sebagai suatu organisasi yang mempunyai dan mengawasi semua sumber daya, semua kegiatan dan keberhasilan usaha yang ditandai dengan penguasaan produksi. Perkembangan dalam tahun-tahun selanjutnya, menunjukkan bahwa organisasi perusahaan berkembang menjasi semakin kompleks, sumber daya juga berjalan secara sama, yaitu lebih menuju pada spesialisasi yang tertuju pada berbagai elemen dari operasi perusahaan.

Spesialisasi tersebut membuka jalan untuk outsourcing terhadap tugas-tugas yang bersifat bukan tugas utama (non core activities), yang menantang para pimpinan perusahaan untuk mengevaluasi kembali niat tradisional untuk melakukan integrasi vertikal dan memenuhi segala keperluan perusahaan dari satu atap (perusahaan sendiri). Potensi keuntungan dari outsourcing adalah memperoleh kesempatan mengatur organisasi yang lebih fleksibel untuk melakukan core activities-nya. Pada akhir abad ini, dan tentu saja dalam era abad yang akan datang, menjadi semakin mudah untuk memperoleh jasa dari luar atau pihak ketiga. Apa yang membedakan antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain adalah terutama mengenai modal intelektual, pengetahuan, pengalaman, dan bukan lagi dari besar dan ruang lingkup sumber daya yang mereka punyai atau kuasai. Sebagai hasilnya, banyak perusahaan dari hamper semua jenis memilih untuk mengontrakkan berbagai jenis pekerjaannya, dengan tujuan utnuk memfokuskan diri pada aktivitas utamanya dan memanfaatkan kemampuan serta kemahiran mitra usahanya dalam menangani aktivitas sampingannya.

Outsourcing adalah usaha untuk mengontrakkan suatu kegiatan pada pihak luar untuk memperoleh layanan pekerjaan yang dibutuhkan. Outsourcing adalah alternatif dalam melakukan pekerjaan sendiri. Tetapi outsourcing tidak sekedar mengontrakkan secara biasa, tetapi jauh melebihi itu (Indrajit dan Djokopranoto, 2003).

Tahun-tahun ini sering disebut the outsourcing megatrand atau kecenderungan besar outsourcing. Dalam pengertian yang sama dapat dikatakan bahwa outsourcing merupakan kecenderungan besar dalam akhir abad ini di bidang manajemen dan bisnis perusahaa, khususnya dalam rangka business process reengineering.

Alasan-alasan Melakukan Outsourcing

Melalui studi para ahli manajemen yang dilakukan sejak tahun 1991, termasuk survey yang dilakukan terhadap lebih dari 1.200 perusahaan, Outsourcing Institute mengumpulkan sejumlah alasan mengapa perusahaan-perusahaan melakukan outsourcing terhadap aktivitas-aktivitasnya dan potensi keuntungan apa saja yang diharapkan diperoleh darinya. Potensi keuntungan atau alasan-alasan tersebut antara lain untuk (Indrajit dan Djokopranoto, 2003):

  1. Meningkatkan fokus perusahaan

Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat memusatkan diri pada masalah dan strategi utama dan umum, sementara pelaksanaan tugas sehari-hari yang kecil-kecil diserahkan pada pihak ketiga. Pekerjaan sehari-hari yang kecil-kecil seringkali menghabiskan tenaga dan waktu para manajer tengah yang sering kali bersifat counter production terhadap pencapaian tujuan utama perusahaan. Dengan mengontrakkan non core business, para manajer perusahaan dapat lebih mengkonsentrasikan diri pada bisnis utama atau core business-nya sehingga dapat menghasilakan keunggukan komparatif yang lebih besar dan mempercepat pengembangan perusahaan serta lebih menjamin keberhasilan. Dengan meningkatkan fokus pada bisnis utamanya, perusahaan juga mampu lebih meningkatkan lagi core competence atau kompetensi utamanya.

2. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia

3. Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering

Outsourcing adalah produk samping dan salah satu management tool yang sangat unggul, yaitu business process reengineering. Reengineering adalah pemikiran kembali secara fundamental mengenai proses bisnis, dengan tujuan untuk melakukan perbaikan tentang ukuran-ukaran keberhasilan yang sangat kritis bagi perusahaan, yaitu biaya, mutu, jasa dan kecepatan.

Memperbaiki proses di perusahaan sendiri untuk meniru standar perusahaan kelas dunia memerlukan waktu yang sangat panjang dan sukar. Makin banyak perusahaan yang mengatasi hal ini dengan melakukan outsourcing agar mendapat hasil langsung dan tanpa resiko. Outsourcing menjadi salah satu cara dalam reengineering untuk mendapatkan manfaat sekarang dengan cara menyerahkan tugas kepada pihak kertiga yang sudah melakukan reengineering dan menjadi unggul atas aktivitas-aktivitas tertentu.

4. Membagi resiko

Apabila semua aktivitas dilakukan oleh perusahaan sendiri, semua investasi yang diperlukan untuk setiap aktivitas tersebut harus dilakukan oleh perusahaan sendiri pula. Semua bentuk investasi menanggung resiko tertentu. Apabila semua investasi dilakukan sendiri maka seluruh resiko juga ditanggung sendiri. Apabila beberapa aktivitas perusahaan dikontrakkan kepada pihak ketiga maka resiko akan ditanggung bersama pula.

Dengan demikian, outsourcing memungkinkan suatu pembagian resiko, yang akan memperingan dan memperkecil resiko perusahaan. Resiko tidak hanya menyangkut keuangan tetapi juga kekakuan operasi. Dengan pembagian resiko, perusahaan akan lebih dapat bergerak secara fleksibel, dapat cepat berubah bila diperlukan. Pasar, kompetisi, peraturan pemerintah, keadaan keuangan, dan teknologi sering berubah. Ini menuntut suatu fleksibilitas tertentu dari perusahaan untuk menyesuaikan.

5. Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain

Setiap perusahaan mempunyai keterbatasan dalam pemilikan sumber daya. Tantangan yang terus menerus yang harus dihadapi adalah bahwa sumber daya tersebut harus selalu dimanfaatkan untuk memanfaatkan bidang-bidang yang paling menguntungkan. Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk menggunakan sumber daya yang dimiliki sacara terbatas tersebut untuk bidang-bidang kegiatan utama. Sumber daya perusahaan termasuk permodalan, sumber daya manusia, dan fasilitas. Dalam hal sumber daya manusia, tenaga mereka yang selama ini difokuskan untuk menangani hal-hal intern yang rutin dan kecil-kecil, dapat dialihkan untuk menangani hal-hal ekstern, misalnya memfokuskan diri pada kebutuhan konsumen.

6. Meningkatkan tersedianya dana kapital

Outsourcing juga bermanfaat untuk mengurangi investasi dana kapital kegiatan non core. Sebagai ganti dari melakukan investasi di bidang kagiatan tersebut, lebih baik mengontrakkan sesuai dengan kebutuhan yang dibiayai dengan dana operasi, bukan dana investasi. Dengan demikian, dana kapital dapat digunakan pada aktivitas yang lebih bersifat umum. Dalam banyak hal, dana kapital sering kali mahal, terbatas, dan diperebutkan antar perusahaan atau pun antar aktivitas. Oleh karena itu, menjadi tugas pimpinan perusahaan untuk memanfaatkan sebaik-baiknya. Kebutuhan-kebutuhan seperti alat-alat transpor, alat-alat komputer dan gedung perkantoran, sering kali lebih baik dan lebih murah kalau disewa dan tidak dibeli, serta dilakukan invstasi sendiri.

7. Menciptakan dana segar

Outsourcing sering kali dapat dilakukan tidak hanya mengontrakkan aktivitas tertentu pada pihak ketiga, tetapi juga disertai dengan penyerahan / penjualan / penyewaan aset yang digunakan untuk melakukan aktivitas tertentu tersebut. Dengan demikian akan mengalir masuk dana segar ke dalam perusahaan. Dana ini akan menambah likuiditas perusahaan dan dapat dipergunakan untuk maksud-maksud lain yang lebih bermanfaat.

8. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi

Salah satu keuntungan yang sangat taktis dari outsourcing adalah memungkinkan untuk mengurangi dan mengendalikan biaya operasi. Pengurangan biaya ini dapat dan dimungkinkan diperoleh dari mitra outsource melalui berbagai hal, misalnya spesialisasi, struktur pembiayaan yang lebih rendah, ekonomi skala besar (economics of scale). Pengurangan ini tidak mungkin dapat diperoleh apabila aktivitas yang bersangkutan dilakukan sendiri karena tidak mempunyai kemudahan seperti yang dimiliki oleh mitra outsource. Apabila perusahaan mencoba untuk mendapatkan keuntungan dan kemudahan tersebut, mungkin diperlukan investasi tertentu, R&D tertentu, retraining dan mengembangkan economics of scale yang mungkin tidak dapat dilakukan atau biayanya justru lebih besar lagi.

9. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri

Perusahaan dapat melakukan outsourcing untuk suatu aktivitas tertentu karena perusahaan tidak memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tersebut secara baik dan memadai.

10. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola

Outsourcing dapat juga digunakan utnuk mengatasi pengelolaan hal atau mengawasi fungsi yang sulit dikendalikan. Fungsi yang sulit dikelola dan dikendalikan ini, misalnya birokrasi ekstern yang sangat berbelit yang harus ditaati oleh perusahaan yang dimiliki negara dalam menjalankan fungsi pembelian barang dan jasa, yang sulit ditembus denga cara-cara biasa. Hal ini mungkin dapat dipecahkan dengan mengontrakkan seluruh pekerjaan tersebut pada pihak ketiga yang berbentuk swasta, yang tidak terikat pada birokrasi tertentu.

Langkah-langkah Pelaksanaan Outsourcing

Maurice E. Greaver II (dalam Indrajit dan Djokopranoto, 2003) menyedikan 7 langkah pokok yang harus dilakukan jika ingin melakukan outsourcing adalah sebagai berikut:

  1. Perencanaan outsourcing, yaitu penetapan kegiatan yang terdiri dari penentuan obyek yang akan dioutsource, pembentukan tim penanggungjawab dan perencanaan jadwal kegiatan.
  2. Pemilihan Stategi, yaitu serangkaian kegiatan yang diarahkan untuk memberi arah agar outsourcing dapat berjalan dengan lancar, seperti penetapan struktur organisasi, pembagian tugas dan penentuan kompetensi utama. Penentuan kompetensi utama merupakan hal yang penting, karena kompetensi biasanya merupakan hasil spesialisasi yang dikembangkan perusahaan selama bertahun-tahun. Dengan menentukan kompetensi utama, maka dapat dikenal kegiatan-kegiatan yang bukan merupakan kompetensi utama dan biasanya kegiatan inilah yang dijadikan obyek outsourcing.
  3. Analisis Biaya, yaitu kegiatan pendataan biaya utama dari kegiatan yang dioutsourcekan, baik sebelum dan setelah pelaksanaan outsourcing.
  4. Pemilihan Pemberi Jasa, yaitu kegiatan pencarian sumber service provider, penentuan klasifikasi pemberi jasa dan terakhir pemilihan pemberi jasa.
  5. Tahap Negosiasi, yaitu mencari kesepahaman dengan perusahaan service provider mengenai: jasa apa yang harus diberikan oleh perusahaan service provider, apa tanggungjawab masing-masing pihak, berapa besar tarifnya, atas dasar apa tarif ditetapkan, bagaimana pengaruh perubahan volume pekerjaan terhadap besarnya tarif, berapa lama kontrak diberlakukan, persyaratan apa yang diperlukan untuk transfer sumber daya menusia dan peralatan, standar kinerja apa yang digunakan, bagaimana cara memonitor kinerja service provider, apa sanksi bagi salah satu pihak yang wanprestasi, apa syarat pemberhentian kontrak dan lain-lain.
  6. Transisi Sumber Daya, yaitu transisi yang menyangkut peralatan yang digunakan dan sumber daya manusia. Transisi peralatan biasanya tidak menimbulkan masalah rumit, karena bias dinegosiasikan antara perusahaan service user dan perusahaan service provider. Transisi sumber daya manusia merupakan hal yang cukup rumit, karenanya perlu dilakukan secara hati-hati dan perlu dipikirkan:
  • Bagaimana menjelaskan rencana outsourcing kepada berbagai pihak terkait, sepeti karyawan dan serikat pekerja?
  • Bagaimana menjelaskan dampak outsourcing pada status karyawan?
  • Bagaimana mendorong karyawan agar mau dipindahkan ke tugas lain?
  • Bagaimana menjelaskan keuntungan bagi karyawan?
  • Siapa dan berapa orang yang akan ditransfer ke bagian lain?
  • Siapa dan berapa yang harus dibebastugaskan?

7. Pengelolaan Hubungan, yaitu usaha mengefektifkan hubungan kerjasama antara pengguna dan service provider, agar outsourcing dapat berjalan seperti yang diharapkan melalui evaluasi kinerja service provider secara berkala dan kerjasama dalam pemecahan masalah yang timbul.

Resiko Outsourcing

Walaupun dapat meningkatkan efisiensi dan bahkan dapat menciptakan daya saing, namun outsourcing tidak luput dari resiko. Diantara kemungkinan bahaya yang perlu diperhatikan adalah (Mu’thi, 1995):

  1. Kehilangan keterampilan yang kritis untuk masa depan karena salah memilih keterampilan yang dikembangkan. Hal ini mungkin terjadi karena keterampilan yang dibutuhkan untuk unggul dimasa sekarang berbeda dengan keunggulan yang diperlukan untuk masa depan
  2. Kehilangan keterampilan lintas fungsional. Interaksi antar tenaga ahli dalam bidang fungsional yang berbeda sering menimbulkan pandangan baru yang menguntungkan. Dengan outsourcing kesempatan ini mungkin hilang.
  3. Kehilangan kendali atas pemasok. Masalah mungkin terjadi bila prioritas pemasok tidak sesuai dengan prioritas pembeli.

INSOURCING

Insourcing adalah kebalikan dari outsourcing, dimana perusahaan bukan menyerahkan aktivitas pada perusahaan lain yang dianggap lebih kompeten, namun justru mengambil atau menerima pekerjaan dari perusahaan lain dengan berbagai motivasi. Salah satu motivasi yang penting adalah menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan asset yang maksimal agar biaya satuan dapat ditekan sehingga menjaga dan meningkatkan keuntungan perusahaan, dengan demikian, kompetensi utama perusahaan tidak hanya digunakan oleh perusahaan sendiri, tetapi dapat digunakan perusahaan lain dengan imbalan tertentu (Indrajit dan Djokopranoto, 2003).

Pada masa sekarang masih banyak perusahaan yang mengadakan sistem informasi dengan cara melakukan pengembangan sendiri. Pengembangan ini dilakukan oleh para spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology), atau IS (Information System). Pengembangan sistem umumnya dilakukan dengan menggunakan SDLC (Systems Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan sistem. Dengan menggunakan SDLC ini, organisasi akan mengikuti 6 langkah penting, yang mencakup berbagai tahapan berikut (http://elearning.uin-suka.ac.id/attachment/pti_buku_2_c8zdj_12023224.pdf) :

1. Perencanaan, yaitu membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi

2. Penentuan lingkup, yaitu menentukan lingkup sistem yang diusulkan untuk dibangun.

3. Analisis, yaitu menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan.

4. Desain, yaitu merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh pada tahapan analisis.

5. Implementasi, yaitu membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur untuk sistem.

6. Pemeliharaan, yaitu mendukung sistem yang telah berjalan.

Pendekatan SDLC biasa disebut sebagai pengembangan tradisional dan mempunyai kelemahan yakni pengembangannya lambat dan mahal. Selain itu, pemakai akhir kurang terlibat sehingga rawan terhadap ketidakcocokan dengan yang diinginkan oleh pemakai.

CO-SOURCING

Co-sourcing adalah jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas, dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing biasa. Ini biasanya terjadi dalam hal staf spesialis perusahaan diperbantukan kepada rekanan pemberi jasa Karena langkanya keahlian yang diperlukan atau karena perusahaan tidak mau kehilangan staf spesialis tersebut. Dengan cara ini, keberhasilan pekerjaan seakan-akan menjadi tanggungjawab bersama, termasuk juga resiko ketidakberhasilan (Indrajit dan Djokopranoto, 2003).

TINJAUAN PUSTAKA

Indrajit, Richardus Eko dan Richardus Djokopranoto. 2003. Proses Bisnis Outsourcing. PT. gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta.

Mu’thi, fahmi. Outsourcing Untuk Meningkatkan Efisiensi. Majalah Manajemen Usahawan Indonesia. No.07 TH XXIV Juli 1995.

Utomo, Hargo. Strategi Outsourcing Dalam Era persaingan Global. Majalah Manajemen Usahawan Indonesia. No.07 TH XXIV Juli 1995.

(http://elearning.uin-suka.ac.id/attachment/pti_buku_2_c8zdj_12023224.pdf)

Comments Off on Outsourcing Sebagai Salah Satu Strategi Perusahaan

Profile photo of popy

Hello world!

Welcome to Student.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging!

1 Comment

Skip to toolbar